Okonferens för högre engagemang

Vad är en okonferens?

En okonferens även kallad unconference/OpenSpace/knytkonferens är en deltagarstyrdkonferens. Man tar vara på den samlade erfarenheten och kunskapen som finns bland deltagarna och skapar olika sessioner utifrån detta. En session kan bestå av en mindre kurs, en föreläsning, en gruppdiskussion, en fråga eller en demonstration av exempelvis ett projekt eller verktyg. En session är inte tidsbestämd, men för att kunna planera enklare så schemalägger man förslagsvis i sessioner om 60 minuter. Deltagare har rätt att lämna en pågående session för att besöka en annan.

Inför okonferensen

Det krävs en del planering för att genomföra en okonferens, speciellt om man inte har arrangerat en tidigare, vilket vi inte hade gjort. För att få in förslag på sessioner så valde ledningsgruppen ut två huvudämnen. Med utgångspunkt från dessa huvudämnen kunde deltagare föreslå sessioner. När vi via en av våra kanaler på Slack hade fått in det antal sessioner som vi ansåg behövdes för att fylla 1,5 dagar, så sammanställde vi dem. I vårt fall skulle upp till fem sessioner kunna genomföras parallellt, men detta antal beror förstås på antalet deltagare, lokalernas beskaffenhet etc.

Genomförandet

Vi ritade upp ett tomt schema med plats för minst det antal sessioner vi behövde för att fylla 1,5 dagar. Varje medarbetare som hade inkommit med ett förslag fick kort berätta vad hen ville få ut av sin session och därefter placera sin session på en plats i schemat.

När sessioner var fördelade fick samtliga medarbetare skriva sina initialer på de sessioner de ville gå på. En utmaning blev att för deltagarna prioritera vilket ämne som kändes mest relevant att gå på. Det fanns ju fler intressanta ämnen samma tid! En timme försent (!) så drog de första sessionerna igång.

I slutet av dagen fick varje ämneshållare kort berätta om vad som hade diskuterats på deras session. Vi tog även in feedback från grupperna kring formatet och genomförandet.

Vad har vi lärt oss?

1.          Att ha en okonferens är kul och skapar genomgående ett större engagemang.

2.          Att vi skulle ha avsatt mer tid på schemat inledningsvis.

3.          Att vi ska använda ett mer överskådligt insamlingsverktyg nästa gång.

4.          Att vissa sessioner inte gav några konkreta actions men värdefulla fortsatta diskussioner.

5.          Att vi vill göra om det!

Efter okonferensen frågade vi våra medarbetare vad som hade varit bra med formatet. Några citat:

“Delaktigheten”

“Engagemanget”

“Intressanta ämnen med högt deltagarintresse”

“En mer levande konferensform än en traditionell”

Vill ni vill veta mer om hur det är att arrangera en okonferens? Vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.
Kontakta philip@ip-solutions.se om ni är nyfikna på formatet.