Digital kickoff – Så här gjorde vi!

Vi arrangerar två större kickoffer varje år. En i januari och en i augusti.  För oss som konsultbolag är dessa kickoffer mycket värdefulla. Det är två tillfällen då vi samlar ihop alla medarbetare som normalt sitter ute hos våra kunder. Detta ger oss möjligheter att dela kunskap, stärka teamkänslan och inte minst, ha kul ihop.  I år fick vi tänka nytt.

Vi ville inte tappa möjligheten att samla hela företaget, men hur genomför man en digital kickoff som engagerar? Heldag eller halvdag? Vilka ämnen och hur många moment är lagom? Hur ofta behövs en skärmpaus? 
Det var några frågor vi fick ta ställning i de inledande diskussionerna. 

Nu har vi genomfört och utvärderat årets och IP-Solutions första digitala kickoff. Det blev mycket lyckat med tanke på förutsättningarna.  

Efter kickoffen skickade vi ut en snabbfråga via mätverktyget &frankly och bad om feedback och beskrivande ord. Orden som inkom var bl a Informativ, rolig, framåtblickande, välplanerad, skapade funderingar, intressant. Andra tyckte samtidigt att det var svårt att bli riktigt engagerad, att den var för kort och att det var helt ok.   

Här delar vi med oss av några tips!

Innehåll 

• Satsa på några få punkter men som kan få ta lite tid.  
• Gör en uppskattning hur lång tid varje delmoment kommer att ta. 
• Skicka ut agendan i god tid. 

Planering 

• Förbered samtliga moment mer detaljerat än vid en ”vanlig” kickoff.  
• Hur lång tid behövs för att byta talare eller kanal och förbereda nästa moment? 
• Hur mycket kan vi dra över tiden? 
• Uppmuntra alla – talare och lyssnare – att ansluta med både ljud och bild. Det ökar närvarokänslan. 

Presentationer 

• Variera talare och ämnen. 
• Låt ingen enskild presentation bli för lång (max 45 minuter). 
• Viktigt att ge tal-tid till fler utöver företagsledningen.  
• Låt exempelvis en medarbetare få föreläsa om sitt expertområde. 
• Överväg att ta in en extern talare som komplement. 

Gruppövningar  

• Utförs med fördel med hjälp av ett digitalt verktyg. Vi använde oss av Easyretro som passade vårt upplägg väldigt bra och gjorde det möjligt för alla deltagare att bidra interaktivt till övningen.

Pauser  

• Efter 45 minuter stirrandes på en skärm blir man trött i ögonen. Lägg in flera korta pauser så att ni orkar behålla fokus.  
• Påminn varandra om någon drar över tiden.  

Avslutningen 

• Avsluta gärna med en digital afterwork, frågesport eller något spel som alla kan vara med på. Vi spelade ett digitalt Rita/Gissaspel som skapade många skratt. Att rita figurer med hjälp av musplatta eller datormus, det är inte lätt!  

Tillbehör 

• Vi valde att leverera hem en delikatesslåda som skulle passa för en avslutande afterwork. God mat och dryck brukar ofta vara det som knyter ihop en lyckad kickoff.  

Vi kan varmt rekommendera att utföra en digital kickoff. Upplevelsen blev över förväntan. Att ställa in kickoff och konferenser helt på grund av att vi inte ska ses, är inte nödvändigt. Se möjligheterna istället för begränsningarna. Vi lever trots allt i en digital värld som underlättar för oss på många sätt! 

Lycka till! 

Här kan du läsa om hur vi jobbar med digitalt engagemang och digital onboarding.