5 tips för digital onboarding

Hur kan en ny medarbetare välkomnas och introduceras när vi avråds från att mötas fysiskt? Hur ska vi lära känna varandra? Vad ersätter vi småpratet vid kaffeapparaten med?

På IP-Solutions har vi ett högt eNPS och tar kontinuerligt pulsen på organisationen för att fånga upp vad vi måste bli bättre på. Vi har under årens lopp utvecklat en väl fungerande onboardingprocess som även fungerar bra på distans. En dålig onboardingupplevelse kan släcka lågan hos en entusiastisk nyanställd. Planera för ett varmt välkomnande!

Här kommer våra 5 tips för digital onboarding

1. Pre-boarding – det som sker innan start

Beställ alla arbetsredskap i god tid innan startdatum. Se till att dessa levereras hem om möjligt. Gärna 1 vecka innan start.
Mailkonton och access till olika system ska vara klart. Tekniskt strul skapar onödig irritation.
Skicka ett välkomstmail i god tid! I mailet kan ni beskriva onboardingprocessen och vad som väntar den första veckan.
Boka i god tid in de möten som är nödvändiga den första veckan. Kan vara med chef, HR, team etc. I en välutvecklad onboardingprocess har alla inblandade koll på sin uppgift.

2. Onboarding – medarbetaren kliver ombord

Har ni tillgång till luftiga möteslokaler? Då kanske möten kan ske där OM er nya kollega känner sig bekväm med det.

Se till att vara på plats innan den nya medarbetaren dyker upp. Att kliva in på en ny arbetsplats och behöva vänta på sin kontaktperson kan skapa en olustig känsla.
Hos oss träffar man VD, chef, HR och säljavdelningen den första arbetsveckan. Medarbetaren får bland annat information om organisationen, företagskulturen, uppdrag, värderingar och förmånerna. Vilka träffar medarbetaren hos er?
Upprätta en kompetensutvecklingsplan så snart det är möjligt. Visa att ni satsar på era medarbetare.
Skicka hem ett välkomst-kit med era profilprodukter om ni inte ses på plats första dagen.

3. När medarbetaren har blivit varm i kläderna

Se till att boka in flera korta möten under de första tre månaderna. Extra viktigt när man inte möts fysiskt.
Utse gärna en mentor som medarbetaren kan ställa sina frågor till. Kanske kan en teamkollega fungera som bollplank och mentor den första tiden?
Stäm av som chef att medarbetaren har allt som behövs för att kunna utföra sitt jobb på distans. Hemarbetsplatsen måste kanske uppdateras med en skrivbordsstol? Kanske har ni tillgång till en ergonom som via ett videomöte kan granska hemarbetsplatsen?

4. Välkomna nya kollegan digitalt

Se till att medarbetaren får lära känna sitt team. Låt en teammedlem bjuda in till ett lära-känna-möte. Se till att de träffar varandra minst 1 gång/månad under de första 6 månaderna.
Bjud in alla på företaget till en gemensam välkomstfika den första veckan. Uppmana alla att ha kameran på. För det är väl ingen som sätter en kasse på huvudet när ni ses på kontoret?

5. Alternativa möten i en digital värld

Alla möten behöver inte ske framför skärmen. Ring upp! Nu är många trötta på att se sitt ansikte i en ruta på skärmen. Ett vanligt telefonsamtal kan ge omväxling.
Bor den nya medarbetaren nära en annan medarbetare? Uppmuntra dem att ta en promenad! Walk and talk är ofta en uppskattad mötesform.

Lycka till med er onboarding!

På vår blogg hittar ni fler tips inom olika områden.